1.Kogo dotyczy ustawa o ochronie sygnalistów i kto ma obowiązek przestrzegać jej uregulowań?

Ustawa ochronie sygnalistów dotyczy wszystkich tych podmiotów, których działalność pozostaje w tzw. kontekście związanym z pracą, a więc wszystkich tych podmiotów, których działania dotykając przeszłego, obecnego lub przyszłego stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w tym podmiocie lub na rzecz tego podmiotu. Tym samym ustawa o ochronie sygnalistów dotyczy zarówno każdej osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, jak również osób prawnych bądź jednostek organizacyjnych. Jeżeli są one pracodawcami i obracają się wokół kontekstu związanego z pracą to mają obowiązek przestrzegać uregulowań ustawy o ochronie sygnalistów.

2.Kim jest sygnalista i jaka jest jego rola?

Sygnaliści to osoby, które zgłaszają naruszenie prawa lub ujawniają publicznie informacje o naruszeniu prawa uzyskane w kontekście związanym z pracą. Innymi słowy są to osoby, które w dobrej wierze zgłaszają wewnętrznie (np. przełożonemu) lub zewnętrznie (np. Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo innemu organowi publicznemu) dostrzeżone w zakładzie pracy różnego rodzaju nieprawidłowości w postaci działań sprzecznych z prawem lub niezgodnych z zakładowymi wewnętrznymi procedurami, czy też postępowania nieetyczne, odbiegające od ogólnie przyjętych standardów. Sygnaliści to także osoby, które takie jak wyżej nieprawidłowości ujawniają publicznie, czyli podają je do wiadomości publicznej. 

Sygnalistą w zakładzie pracy będącym podmiotem leczniczym może być każda osoba powiązana z tą placówką medyczną, taka jak jej pracownik (np. pielęgniarka, położna, członek związku zawodowego działającego na terenie tej placówki, lekarz, salowa itd.), osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy (np. na podstawie umowy zlecenie), stażysta, wolontariusz, praktykant, czy pielęgniarka na kontrakcie.

Rola sygnalisty sprowadza się z jednej strony do misji społecznej jaką jest ogólnie pojęty interes publiczny wyrażający się w ochronie obywateli i podmiotów przed skutkami ich własnych naruszeń, a z drugiej strony rola ta sprowadza się do ochrony dobra wewnętrznego jakim jest dobro zakładu pracy, gdyż pracodawca, który otrzyma informację o naruszeniach może na nie z wyprzedzeniem odpowiednio zareagować i uniknąć ewentualnych konsekwencji lub strat. Każda uzasadniona inicjatywa sygnalisty musi być przy tym obwarowana odpowiednim zabezpieczeniem dla jego praw i interesów, stąd ustawa o ochronie sygnalistów chroni takie osoby przed tzw. działaniami odwetowymi.

3.Jakich nieprawidłowości mogą dotyczyć zgłoszenia lub ujawnienia naruszeń prawa?

Sygnaliści podlegają ochronie na gruncie ustawy o ochronie sygnalistów przede wszystkim w kontekście zgłoszenia/ujawnienia naruszeń prawa występujących w konkretnych sferach życia prywatno-publicznego o których mowa w art. 3 ustawy o ochronie sygnalistów. Osoby wykonujący swoje czynności w podmiotach leczniczych mogą podejmować inicjatywę jako sygnaliści jeżeli powezmą informację o naruszeniach przede wszystkim w sferze ochrony zdrowia, a więc w istocie we wszelkich sprawach jakie mogą zaistnieć na terenie podmiotu leczniczego a pozostają w związku z jego działalnością czy wykonywanym przez tę osobę zawodem. Inne sfery naruszeń prawa które aktywują dla sygnalisty prawo zgłoszenia naruszeń dotyczą m.in. wszelkiego rodzaju usług świadczonych w podmiocie leczniczym, bezpieczeństwa tam obowiązującego (np. pacjentów, żywności, sieci i systemów, interesów finansowych publicznego zakładu pracy), korupcji, prania pieniędzy, ochrony środowiska, zamówień publicznych, prawa konsumentów, ochrony prywatności i danych osobowych, czy konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej.

W podmiocie leczniczym, pracodawca, tworząc procedurę zgłoszeń wewnętrznych, może dodatkowo wprowadzić możliwość zgłaszania innych informacji o naruszeniach niż te które przewiduje ustawa o ochronie sygnalistów, przede wszystkim w sferze naruszeń wewnętrznych przepisów prawa pracy (regulaminów, porozumień, zarządzeń itp.), o ile zostały one ustanowione na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego i są z nimi zgodne.

Sygnalista może dokonać zgłoszenia lub ujawnić publicznie informacje o naruszeniu uzyskane w kontekście związanym z pracą, co oznacza, że może tego dokonać jeżeli był lub jest pracownikiem podmiotu z którym naruszenie takie jest powiązane, bez względu na to, czy pracuje bądź pracował tam na podstawie umowy o pracę czy na podstawie innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym. Czyli sygnalistą może być także osoba, która nie pozostaje bezpośrednio w jakimkolwiek stosunku pracy z pracodawcą ale pełni lub pełniła konkretną funkcję na terenie danego szpitala np. jest/była członkiem zarządu zakładowej organizacji związkowej działającej na terenie tego szpitala.

Ustawy o ochronie sygnalistów nie stosuje się do informacji objętych tajemnicą zawodową zawodów medycznych.

4.Kiedy sygnalista może dokonać zgłoszenia naruszenia lub ujawnić informację o naruszeniu prawa i od którego momentu podlega ochronie prawnej?

Sygnalista może dokonać zgłoszenia lub ujawnienia naruszenia prawa jeżeli posiada uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa do którego już doszło lub prawdopodobnie dojdzie. Tym samym aby sygnalista został objęty ochroną prawną musi mieć uzasadnione podstawy aby sądzić, że informacja jaką zgłasza lub ujawnia jest na ten moment prawdziwa. Jeżeli tak jest to sygnalista podlega ochronie na gruncie ustawy o sygnalistach w chwili dokonania tego zgłoszenia lub ujawnienia informacji.

5.Czy sygnalista może zgłosić naruszenie lub ujawnić informację o naruszeniu prawa anonimowo?

Tak, sygnalista może zgłosić naruszenie lub ujawnić informację o naruszeniu prawa w sposób anonimowy, lecz w taki wypadku podmiot do którego takie zgłoszenie bądź informacja trafia nie ma obowiązku podejmowania inicjatywy wobec tego zgłoszenia, chyba, że odmiennie ustalił to w wewnętrznym regulaminie zgłoszeń.

6.Czy dane sygnalisty, który dokonał zgłoszenia, podlegają ujawnieniu czy są poufne, oraz jak długo są przechowywane przez podmiot przyjmujący zgłoszenie?

Każdy podmiot do którego trafi zgłoszenie lub informacja o naruszeniach ma obowiązek zachować w tajemnicy tożsamość zgłaszającego i nie ujawniać jej osobom nieupoważnionym, chyba, że zgodę na to wyrazi sam sygnalista. Ujawnić dane sygnalisty można tylko wówczas gdy jest to konieczne i wynika z przepisów prawa, w szczególności gdy sprawa trafi pod rozpoznanie sądu. Poza tym podmiot do którego zgłoszenie wpłynie nie może przetwarzać danych sygnalisty, które są mu zbędne do rozpoznania zgłoszenia, a dysponując takimi danymi musi je usunąć.

Kto wbrew przepisom ustawy ujawnia tożsamość sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.

Wszelkie dokumenty dotyczące zgłoszenia, w tym dane sygnalisty powiązane z tym dokumentem, są przechowywane co do zasady maksymalnie 3 lata licząc od końca roku w którym do zgłoszenia doszło. Po tym okresie dokumenty muszą być zniszczone a dane usunięte, chyba że przetwarzanie tych danych wynika z innej podstawy prawnej lub na gruncie tego zgłoszenia toczy się sprawa przygotowawcza bądź sądowa.

7.Czy fakt zgłoszenia/ujawnienia naruszenia wpływa na prawa pracownika wynikające z jego członkostwa w związku zawodowym?

Zgłoszenie/ujawnienie naruszenie nie wpływa na prawa pracownika wynikające z jego członkowstwa z związku zawodowym. Tym samym ochrona z ustawy o sygnalistach nie wyłącza zrzeszania się w związkach zawodowych, konsultacji sygnalisty ze swoim związkiem zawodowym, jak również nie wyklucza jego ochrony na gruncie ustawy o związkach zawodowych. Pracownik nie może ponosić także jakichkolwiek konsekwencji z uwagi na fakt, że konsultuje się ze swoim związkiem zawodowym w ramach spraw objętych sygnalizacją.

8.Czy sygnalista może ponieść negatywne konsekwencje zgłoszenia/ujawnienia naruszenia ?

Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań. Oznacza to, że jakiekolwiek bezpośrednie lub pośrednie działania lub zaniechania pracodawcy wobec sygnalisty, które są związane ze zgłoszeniem, nie mogą naruszać praw sygnalisty lub wyrządzać mu szkody. W szczególności sygnaliście będącemu pracownikiem nie można wypowiedzieć lub rozwiązać stosunku pracy, obniżyć wynagrodzenia, zdegradować zawodowo, niekorzystnie zmienić miejsce wykonywania pracy, nie można pracownika takiego zastraszać, mobbingować, dyskryminować, naruszać jego dobrego imienia czy w inny sposób niesprawiedliwie traktować. Nie można także wobec sygnalisty wszczynać jakichkolwiek postępowań z uwagi na zgłoszenie.

Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może ponad powyższe stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, pod warunkiem jednak, że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą a jego działalnie nie stanowiło jednocześnie czynu karalnego.

9.Jakie prawa przysługują sygnaliście w przypadku skierowania wobec niego działań odwetowych?

Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo, na gruncie ustawy o ochronie sygnalistów, do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie lub ma prawo do zadośćuczynienia. Poza tym, działania odwetowe mogą zostać poczytane jako przestępstwo. Wówczas ich sprawca podlega odpowiedzialności karnej, co jest zagrożone karą grzywny, karą ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do lat 2. Przy czym jeżeli sprawca działa w sposób uporczywy podlega karze pozbawienia wolności do lat 3.

10.Czy wewnętrzne przepisy prawa pracy mogą wyłączyć lub ograniczyć prawa sygnalistów wynikające z ustawy o ochronie sygnalistów?

Pracodawca nie może za pośrednictwem wewnętrznego prawa pracy ograniczyć lub wyłączyć prawa sygnalistów do dokonania zgłoszenia a także nie może przewidzieć w tych przepisach środków odwetowych wobec takich zachowań. W szczególności dotyczy to układów zbiorowych pracy, porozumień, regulaminów, statutów, zarządzeń. Jeżeli dojdzie w danym podmiocie leczniczym do takich wyłączeń lub ograniczeń to są one z mocy prawa nieważne. To samo tyczy się takich wyłączeń i ograniczeń czynionych w umowach lub innych podobnych aktach.

11.Co to jest procedura zgłoszeń wewnętrznych i kto musi ją ustalić?

Procedura zgłoszeń wewnętrznych to dokument stworzony przez pracodawcę, który reguluje zasady dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa. Pomimo, że ustawa o ochronie sygnalistów dotyczy szerokiego grona podmiotów, które pozostają w tzw. kontekście związanym z pracą, o czym mowa była w poprzednich punktach, to jednak nie wszystkie one muszą ustalić wewnętrzną procedurę zgłoszeń. Zgodnie z ustawą obowiązek wprowadzenia tej procedury spoczywa wyłącznie na podmiotach na rzecz których pracę zarobkową wykonuje co najmniej 50 osób. Obowiązek ten dotyczy tym samym co do zasady wszystkich szpitali z uwagi na liczbę zatrudnionych tam pracowników. Tam gdzie liczba ta jest mniejsza niż 50 osób podmioty nie muszą obowiązkowo wdrażać wewnętrznej procedury zgłoszeniowej, chyba, że uznaniowo podejmą taką właśnie decyzję.

Z uwagi na niedookreślone postanowienia ustawy o ochronie sygnalistów podmioty na których spoczywa obowiązek wdrożenia wewnętrznej procedury zgłoszeń powinny rozpocząć procedurę jej wdrażania nie później niż dnia 01 stycznia 2025 r. i ją niezwłocznie zakończyć, pomimo, że sama ochrona sygnalistów faktycznie obowiązuje od wejście ustawy w życie tj. od dnia 25 września 2024 r.

Kto, będąc odpowiedzialnym za ustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych, wbrew przepisom ustawy procedury tej nie ustanawia lub ustanawia ją z istotnym naruszeniem wynikających z ustawy wymogów, podlega karze grzywny.

12.Czy podmiot zobowiązany do wdrożenia wewnętrznej procedury zgłoszeń musi wcześniej jej projekt konsultować ze związkami zawodowymi?

Tak, podmiot prawny ustala procedurę zgłoszeń wewnętrznych po konsultacjach z zakładowymi organizacjami związkowymi albo przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz podmiotu prawnego, wyłonionymi w trybie przyjętym w podmiocie prawnym, jeżeli nie działa w nim zakładowa organizacja związkowa. Konsultacje trwają nie krócej niż 5 dni i nie dłużej niż 10 dni od dnia przedstawienia przez podmiot prawny projektu procedury zgłoszeń wewnętrznych.

13.Co powinna zawierać procedura zgłoszeń wewnętrznych?

Procedura zgłoszeń wewnętrznych powinna określać m.in.: osobę oraz wewnętrzną jednostkę lub podmiot zewnętrzny upoważniony do przyjmowania zgłoszeń naruszeń i prowadzenia związanych z tym działań, sposób w jaki sygnalista może przekazać zgłoszenie, tryb postępowania z informacjami zgłoszonymi anonimowo, obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego, informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych.

14.W jaki sposób sygnalista powinien przekazać wewnętrzne zgłoszenie naruszenia prawa?

Sygnalista może dokonać zgłoszenia naruszenia zarówno na piśmie, jak również w formie ustnej. Dokonuje tego do osoby, jednostki lub podmiotu zewnętrznego upoważnionego do przyjmowania zgłoszeń naruszeń i prowadzenia związanych z tym działań. Sygnalista znajdzie dane tej osoby lub jednostki w procedurze zgłoszeń wewnętrznych obowiązującej na terenie danego podmiotu leczniczego. Jeżeli wybierze formę ustną to może zgłoszenia dokonać telefonicznie lub za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej (np. poprzez video spotkanie). Jeżeli zgłoszenie telefoniczne nie jest nagrywane (na nagrywanie zgodę wyraża sygnalista) a sygnalista zgłasza naruszenie ustnie to jest ono dokumentowane w formie protokołu rozmowy, który może sygnalista zweryfikować, ewentualnie poprawić a następnie podpisać.

Sygnalista może poprosić w formie wniosku o spotkanie w trakcie którego dokona zgłoszenia naruszenia w formie ustnej. Spotkanie należy wyznaczyć w terminie 14 dni od złożenia takiego wniosku. W takim wypadku, za zgodą sygnalisty, zgłoszenie może zostać również zarejestrowane poprzez nagranie rozmowy. 

Zgłoszenie pisemne może być z kolei dokonane w postaci papierowej lub elektronicznej.

15.Czy sygnalista może dokonać zgłoszenia naruszenia prawa poza zakładem pracy a jeżeli tak to do kogo?

Sygnalista może dokonać zgłoszenia naruszenia prawa stwierdzonego w zakładzie pracy poza tym zakładem w ramach tzw. zgłoszenia zewnętrznego naruszenia. Może tego dokonać bez względu na to czy to samo naruszenie zgłosi wewnętrznie czy też nie.

Sygnalista dokonuje zgłoszenia zewnętrznego naruszenia Rzecznikowi Praw Obywatelskich labo innemu organowi publicznemu np. Państwowej Inspekcji Pracy czy Narodowemu Funduszowi Zdrowia. Odbywa się to w taki sam sposób formalny jak przy zgłoszeniu wewnętrznym (patrz: punkt XIV).

16.Czy sygnalista może podać informację o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej?

Podanie informacji o naruszeniu do wiadomości publicznej (np. na zorganizowanej konferencji czy innym wydarzeniu publicznym) określane jest przez ustawę o ochronie sygnalistów mianem ujawnienia publicznego.

Sygnalista może dokonać ujawnienia publicznego ale aby podlegał on jednocześnie z tego tytułu ochronie prawnej z ustawy o ochronie sygnalistów musi wprzód dokonać zgłoszenia wewnętrznego i zewnętrznego lub co najmniej tylko zewnętrznego (podając adres do kontaktu) na które nie otrzyma w terminie informacji zwrotnej lub nie zostaną w tym terminie podjęte odpowiednie działania następcze. Niezależnie od powyższego, sygnalista dokonując ujawnienia publicznego podlega ochronie także gdy ma uzasadnione podstawy sądzić, że: naruszenie może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie interesu publicznego, dokonanie zgłoszenia zewnętrznego narazi sygnalistę na działania odwetowe lub w przypadku dokonania zgłoszenia zewnętrznego istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania naruszeniu prawa z uwagi na szczególne okoliczności sprawy, takie jak możliwość ukrycia lub zniszczenia dowodów, istnienia zmowy między organem publicznym a sprawcą naruszenia lub udziału organu publicznego w naruszeniu.

17.Jakie konsekwencje przewiduje ustawa o ochronie sygnalistów w przypadku uniemożliwienia lub utrudnienia sygnaliście dokonania zgłoszenia naruszenia prawa?

Kto, chcąc, aby inna osoba nie dokonała zgłoszenia, uniemożliwia jej to lub istotnie utrudnia, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku. Jest to odpowiedzialność karna. Surowsza jest ona przy tym jeżeli sprawca tego czynu stosuje wobec innej osoby dodatkowo przemoc, groźbę bezprawną lub podstęp, podlega on wówczas karze pozbawienia wolności do lat 3.

18.Co grozi za dokonanie zgłoszenia lub ujawnienie publiczne pomimo wiedzy o braku naruszenia prawa?

Sygnalista może liczyć na ochronę pod warunkiem, że jego zgłoszenie opiera się na uzasadnionych podstawach.

Kto dokonuje jednak zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło, podlega odpowiedzialności karnej w postaci kary grzywny, kary ograniczenia wolności albo kary pozbawienia wolności do lat 2.

Niezależnie od powyższego, osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji przez sygnalistę, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.