Odpowiedzialność porządkowa pracownika, obok odpowiedzialności materialnej względem pracodawcy, jej jedną z głównych jaką pracownik może ponieść w związku z realizacją swojego stosunku pracy. Odpowiedzialność ta dotyczy wyłącznie konkretnych przewinień pracowniczych. Tylko nieprzestrzeganie: ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, przepisów bhp i przeciwpożarowych, oraz przyjętego sposobu potwierdzania pracy i usprawiedliwiania nieobecności, może się wiązać z koniecznością poniesienia tej odpowiedzialności.

Sam fakt wystąpienia naruszenia którejkolwiek z wyżej opisanych reguł nie jest jednak wystarczający, aby pociągnąć pracownika do odpowiedzialności porządkowej. Koniecznym jest jeszcze ustalenie bezprawności po stronie pracownika oraz jego winy, czy to umyślnej czy nieumyślnej. Bezprawność polega w tym wypadku na działaniu pracownika wbrew ustalonym zasadą w zakładzie pracy. Wina z kolei stanowi mniej lub więcej świadome działanie sprawcy czynu, nawet w formie zaniedbania (wina nieumyślna).

Rodzaj kary pozostaje zawsze do uznaniowej decyzji pracodawcy, jednak musi on uwzględniać takie aspekty jak postać naruszenia obowiązków pracowniczych, stopień winy pracownika, jego dotychczasowy stosunek do pracy czy cel wychowawczo-dyscyplinujący samej kary.

Także katalog kar jakie może zastosować w tych przypadkach pracodawca jest ściśle ograniczony. Karami tymi są wyłącznie: upomnienie, nagana i kara pieniężna. Inne kary są niedopuszczalne. Podobnie jak niedopuszczalne jest podawanie przez pracodawcę do wiadomości innych pracowników informacji o zastosowanej wobec danego pracownika karze.

Pracodawca nie może za to samo przewinienie karać pracownika różnymi karami porządkowymi. Obowiązuje zawsze zasada, że za jeden i ten sam czyn przysługuje tylko jedna kara porządkowa tego samego rodzaju.

Nałożenie kary porządkowej na pracownika, nawet w przypadkach najbardziej oczywistych naruszeń reguł prawa pracy, zawsze jest tylko prawem pracodawcy, a nie jego obowiązkiem. Pracodawca może tym samym ukarać pracownika, ale nie musi tego robić.

Kodeks pracy wprowadza istotne ograniczenia w zakresie nakładania kar porządkowych na pracowników. Przede wszystkim kara taka nie może zostać zastosowana wobec pracownika po upływie 2 tygodni od powzięcia przez pracodawcę wiadomości o przyczynie stanowiącej jej nałożenie. Także po upływie 3 miesięcy od naruszenia nie jest dopuszczalne jej nałożenie. Dodatkowo, karę porządkową pracodawca może zastosować tylko po uprzednim wysłuchaniu pracownika. Wynika to z konieczności umożliwienia pracownikowi złożenia wyjaśnień i podjęcia obrony.

Obowiązkiem pracodawcy, w przypadku nałożenia kary porządkowej, jest także zawiadomienie o tym fakcie pracownika na piśmie, wskazując rodzaj naruszonych obowiązków i datę ich popełnienia. Zawiadomienie musi ponad to zawierać pouczenie o możliwości i terminie zgłoszenia sprzeciwu

Pracownik ma prawo, w ciągu 7 dni od dnia zawiadomienia go o ukaraniu, złożyć sprzeciw do pracodawcy. Jeżeli pracownika jest członkiem związku zawodowego to zakładowa organizacja związkowa go reprezentująca ma prawo złożyć w jego interesie stanowisko do pracodawcy wobec zastosowanej kary porządkowej, a pracodawca ma obowiązek się do niego ustosunkować. Pracodawca finalnie ma 14 dni na rozpatrzenie sprzeciwu pracownika, może go w tym czasie albo uwzględnić, albo odrzucić. Milczenie pracodawcy dłuższe niż 14 dni powoduje fikcję w postaci uwzględnienia sprzeciwu.

Nieuwzględnienie sprzeciwu przez pracodawcę nie pozbawia pracownika dalszej drogi odwoławczej. W takich przypadkach pracownik może w ciągu 14 dni od dnia zawiadomienia go o odrzuceniu sprzeciwu wystąpić do sądu pracy o uchylenie zastosowanej wobec niego kary porządkowej. Często, albowiem to dopiero skorzystanie przez pracownika z drogi sądowej powoduje ustalenie, że kara porządkowa została bezpodstawnie zastosowana przez pracodawcę.